Propuesta de Desarrollo

1. Resumen Ejecutivo

El Desafío

Todo en Bienes Raíces tiene 25 años de trayectoria, entre 200 y 300 propiedades y un equipo de seis asesores y dos asistentes. Lo que no tiene es un lugar propio donde viva su información. Las fichas están en EasyBroker, los prospectos entran por Pulppo, las condiciones de cada propiedad en un Excel que casi nadie abre, y todo lo demás en grupos de WhatsApp. El único punto donde se junta todo es Karina, y por eso cada consulta, cada contacto y cada decisión pasa por ella.

De ahí salen los dolores que el equipo describió en la sesión del 21 de septiembre: prospectos que llegan a la visita sin saber precio ni zona, hora y media de camino para una casa que la familia no quiso ver, búsquedas de opciones en otras inmobiliarias que se pierden cuando el asesor cierra el chat, propietarios que dicen que nadie los contactó porque no hay registro de llamadas ni visitas, y fichas con errores que califican peor en los portales y exponen a la marca ante Profeco.

Pulppo y EasyBroker seguirán siendo las herramientas para publicar y recibir prospectos: los asesores siguen trabajando ahí. Ninguna de las dos es de TBR, y ninguna guarda lo que el equipo sabe de cada propiedad y de cada cliente. Celestina las envuelve: recibe lo que sale de ellas y lo convierte en la información propia de TBR.

Lo que estas 20 semanas no resuelven: el tiempo que el equipo pierde con los prospectos fantasma dentro de Pulppo. Pulppo no ofrece integración y sus términos permiten cancelar cuentas sin aviso, así que automatizar sobre su cuenta pondría en riesgo los prospectos que hoy son los mejores clientes de TBR. Lo que sí cambia desde la semana 8 es que cada prospecto que un asesor recibe queda registrado y con siguiente acción; el filtro dentro de Pulppo queda en el roadmap, condicionado a un mecanismo que Pulppo autorice.

La Solución

Celestina es la plataforma interna de TBR. Se construye en tres capas, en este orden:

• La piedra angular. Un inventario único con las condiciones internas de cada propiedad (propietario, quién abre, comisión compartida, reglas de trato, vigencia), el banco de opciones de otras inmobiliarias que cada asesor va encontrando, y el directorio de contactos y propietarios. Se alimenta desde EasyBroker de forma automática y el equipo lo mantiene con candados.
• El asistente por WhatsApp. Asesores y asistentes preguntan en lenguaje natural y reciben respuesta al momento: qué hay en Satélite hasta tres millones, quién abre la de Lindavista, qué comisión se comparte, qué prospectos tiene pendientes cada quien. Sin pasar por Karina y sin sumarle a ella un grupo más.
• Celestina. Un perfil breve de cada prospecto y el match con las propiedades que le quedan, propias y de terceros. Más el seguimiento que hoy no existe: agenda compartida, bitácora de cada visita, reporte mensual a cada propietario y, cuando una operación avanza, su registro por etapa con comisiones, que alimenta el tablero del negocio al final del proyecto.

La primera entrega, en la semana 8, se concentra en tres cosas: consultar el inventario y las condiciones internas por WhatsApp, registrar cada prospecto con su origen y su siguiente acción, y reducir la dependencia operativa de Karina. Todo se diseña para el celular y para WhatsApp, con la menor captura posible, y el cierre siempre lo hace una persona.

2. Descripción de la Solución

Nueve módulos. Los seis primeros son la base y se entregan en la semana 8; Celestina, el seguimiento y el registro de operaciones llegan en la semana 15; la automatización hacia prospectos y el tablero del negocio, en la semana 20.

Reparto operativo propuesto

Cada herramienta conserva lo que hace bien. Este reparto se valida con TBR en la sesión de arranque.

Cómo se comporta el asistente

• Responde con lo que hay y dice lo que falta. Si una propiedad no tiene comisión registrada o quién abre, lo indica en vez de inventarlo.
• Respeta permisos por rol. Un asesor ve lo que le toca; las asistentes y Karina ven todo. Solo usuarios registrados con número verificado pueden usarlo.
• Pide confirmación antes de cambiar datos sensibles. Precio, comisión y disponibilidad no se modifican desde un mensaje sin un "sí" explícito del usuario, y cada cambio queda en el historial.
• Escala a una persona. Cuando no puede resolver, pasa la consulta a Gaby o Noli con el contexto.

Principios de Arquitectura

• EasyBroker es la verdad de la ficha; Celestina es la verdad de lo interno. Las propiedades se sincronizan por la API de EasyBroker y TBR agrega lo que ninguna plataforma guarda.
• Pulppo se envuelve, no se reemplaza. Pulppo sigue siendo la puerta de entrada de los prospectos de portales y el lugar donde los asesores trabajan cada día. Celestina recibe cada prospecto en cuanto el asesor lo tiene: reenvía el mensaje de Pulppo al asistente y el prospecto queda creado con su origen. Si Pulppo permite exportar, se importa en archivo; si Pulppo autoriza una integración, se automatiza como etapa aparte. Lo que no se hace es operar la cuenta de Pulppo con un robot: Pulppo no ofrece integración y sus términos le permiten cancelar cuentas sin aviso, y el riesgo lo correría TBR.
• Revisión registrada, publicación humana. Celestina registra quién aprobó cada ficha y con qué checklist. Un responsable publica en EasyBroker. Un bloqueo técnico de publicación queda sujeto a validar permisos e integración con EasyBroker en el arranque.
• WhatsApp y celular primero. El asistente responde en segundos; la web se usa desde el teléfono; nada depende del correo.
• Candados, no reglas de papel. No se agenda una segunda visita sin bitácora de la primera; no se aprueba una ficha sin checklist; cada prospecto tiene siguiente acción. Aplican también para la dueña.
• Karina recibe excepciones, no notificaciones. Propiedad vencida, propietario sin contacto en 30 días, ficha rechazada. Nada más.
• Base de datos propia consultada por un agente. La información vive en una base relacional de TBR; el asistente la consulta y la escribe con reglas, no improvisa.
• Datos personales conforme a la ley. Aviso de privacidad, derechos ARCO, cifrado y borrado a solicitud. En esta etapa los documentos de propietarios se revisan, no se almacenan.

3. Alcance y Entregables

Veinticinco entregables en cuatro etapas, ordenados por lo que Karina pidió con más fuerza: primero un solo lugar para la información y una forma de consultarla y registrar prospectos sin cuellos de botella; después Celestina y el seguimiento; al final la automatización hacia el prospecto. Ninguna entrega depende de una función programada para una etapa posterior.

Fuera de Alcance

4. Cronograma

Veinte semanas estimadas en cuatro etapas, cada una con una entrega verificable con el equipo de TBR. El calendario se confirma en la sesión de arranque una vez validados accesos, datos y disponibilidad de responsables; no es un plazo incondicional.

Entregables y calendario por etapa

5. Inversión

Todo en Bienes Raíces elige una de dos formas de contratar el mismo alcance: un servicio administrado con una sola mensualidad que lo incluye todo, o la construcción del proyecto a precio fijo en dos pagos. Las dos cubren las cuatro etapas y los 25 entregables; cambian la forma de pago, quién opera la plataforma y a quién pertenecen las cuentas.

Qué incluye cada opción

Roadmap posterior (referencia para planeación)

6. Soporte y Mantenimiento

Niveles de atención

7. Términos y Condiciones

1. Infraestructura y Servicios de Terceros: En la Opción A, hospedaje, base de datos, respaldos y servicios de nube quedan incluidos en la mensualidad y las cuentas de infraestructura son de Zulunity. En la Opción B, las cuentas de nube, dominio y WhatsApp Business se abren a nombre de TBR, que paga sus consumos. Las suscripciones de EasyBroker y Pulppo permanecen en todo caso a nombre y cargo del cliente.
2. Validación Funcional: La propuesta contempla una sesión de arranque para cerrar reglas de comisión, asignación de prospectos, "fuera de precio", catálogos base y el reparto operativo entre EasyBroker, Pulppo y Celestina. Si durante el desarrollo aparecen cambios estructurales al proceso o reglas no documentadas, se evaluará su impacto en alcance, tiempo y costo.
3. Propiedad de los Datos: En ambas opciones, toda la información de propiedades, prospectos, propietarios y contactos es propiedad del cliente, con acceso administrativo completo y derecho de exportación en cualquier momento en formato estándar (CSV o JSON, con los archivos adjuntos que existan), entregada dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud; solo después de ese plazo Zulunity procede a la supresión.
4. Propiedad del Código y Acceso al Repositorio: En la Opción A, mientras el servicio esté vigente el código y la infraestructura son propiedad de Zulunity y el cliente recibe una licencia de uso para operar el servicio, con acceso de lectura al repositorio si lo solicita. "Plataforma interna" se refiere a la información y a la operación exclusiva para TBR, no a la propiedad del código durante la vigencia. A la terminación del contrato, con la última mensualidad pagada y el traspaso administrativo resuelto (exportación de datos y transferencia de cuentas y dominio a costo del cliente), la propiedad intelectual del código se cede a TBR. Zulunity conserva el conocimiento residual y sus herramientas y plantillas preexistentes, que quedan licenciadas al cliente como parte del sistema. En la Opción B, la propiedad intelectual del código se cede al cliente al liquidar el 100% y resolver el traspaso, con entrega del repositorio completo y acceso administrativo desde ese momento, con las mismas exclusiones.
5. Plataformas de terceros: Celestina se integra con EasyBroker mediante su API oficial y con WhatsApp mediante la API de Meta. Con Pulppo, los prospectos entran a Celestina por reenvío del asesor o por los archivos que Pulppo permita exportar; la sincronización automática requiere un mecanismo autorizado por Pulppo y se cotiza aparte. Zulunity no opera cuentas de terceros con automatizaciones no autorizadas, y no responde por cambios, límites, tarifas o suspensiones que impongan esas plataformas.
6. Cambios al Alcance: Cualquier funcionalidad adicional no contemplada en esta propuesta será analizada y cotizada por separado.
7. Documentos y Datos Personales: En esta etapa los documentos de propietarios y clientes se revisan mediante checklist y no se almacenan en la plataforma. El tratamiento de datos personales se realiza conforme a la LFPDPPP; el cliente es responsable del aviso de privacidad hacia sus prospectos y propietarios y de las obligaciones PLD ante la UIF.
8. Confidencialidad: Toda la información compartida durante el proyecto será tratada bajo principios de confidencialidad entre ambas partes.
9. Continuidad, Transición y Salida: En la Opción A, no hay periodo mínimo: el cliente puede terminar el servicio en cualquier momento con quince días naturales de aviso por escrito. A la terminación Zulunity entrega la exportación completa de datos en el plazo de la cláusula 3, mantiene la plataforma en solo lectura durante ese periodo e incluye una sesión de transición para explicar la estructura de los datos y el código; al cancelar, TBR conserva sus datos exportados y, resuelto el traspaso, el código conforme a la cláusula 4. En la Opción B, tras la liquidación TBR conserva el código, el repositorio y sus cuentas de infraestructura, y puede seguir operando la plataforma por su cuenta o con otro proveedor; la asistencia de transición incluida es la sesión de entrega y los 30 días de soporte. Tras la entrega formal y la liquidación correspondiente, Zulunity queda deslindado de la operación y evolución del sistema salvo contratación del servicio de soporte o del servicio administrado.
10. Roadmap Posterior: Los bloques listados como roadmap posterior son referencia para planeación; cada uno deberá cotizarse y aprobarse por separado antes de su ejecución.

8. Próximos Pasos

• Aprobación de la Propuesta — Karina valida alcance, modelo comercial, importes y calendario estimado.
• Firma de Contrato — Formalización del arranque del proyecto conforme a la opción elegida.
• Primer pago — Anticipo o primera mensualidad según el modelo elegido. Activa recursos y calendariza al equipo.
• Sesión de arranque — Reglas de negocio por escrito, volumen real, llave de EasyBroker, número de WhatsApp de TBR, Excel Master Inventario, manual de áreas y validación del reparto operativo. Grupo de WhatsApp del proyecto con Gaby y el contacto de ventas. Confirma el calendario.
• Inicio de Desarrollo — Comprobación de accesos y carga de datos en las semanas 1 y 2, y entregas verificables en las semanas 8, 15 y 20.